Tata Krama Mengirim Email

 Kemampuan mengirim email secara formal perlu dipahami pada masa sekarang dimana banyak urusan harus disampaikan melalui email.

Pertama pahami dulu fitur To, CC, BCC, dan Subject. 

To: diisi alamat email orang yang memang menjadi tujuan utama pengiriman email kita. 

CC: diisi alamat email orang yang ingin kita beritahu tentang adanya pengiriman email ini, namun bukan menjadi tujuan utama email kita. Kalau diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia, CC ini artinya 'tembusan'.

BCC: diisi alamat email orang yang ingin kita beritahu tentang adanya pengiriman email ini, bukan menjadi tujuan utama email kita, dan tidak bisa dilihat oleh para penerima email lainnya. 

Subject: diisi dengan judul singkat yang mendeskripsikan isi email Anda dengan jelas. Email yang dikirim tanpa Subject seringkali terdeteksi sebagai Spam, karena itu pastikan Subject ini terisi. 

Contoh:

"Permohonan Ujian Susulan an Rizki Utami"

Atau,

"Pertanyaan Mengenai Materi Kuliah Hari Ini"

Berikutnya, email adalah singkatan dari eletronik-mail, yaitu surat yang dikirimkan dalam bentuk elektronik. Karena itu, format penulisan email tetap mengikuti format penulisan surat biasa. Pertama, awalilah email Anda dengan salam pembuka. Contohnya adalah sbb:

Kepada Ibu Dian Ysh, 

Bisa juga ditambah jabatannya dengan lengkap, misalnya,

Kepada Ysh,
Ibu Dian Rusmiati 
Kepala Divisi...
Di tempat

Setelah itu, langsung dilanjutkan dengan isi emailnya. Kalau perlu, perkenalkan lebih dulu diri Anda.

Contoh:

Sebelumnya, perkenalkan, saya adalah (nama), mahasiswa Program Studi ...  

Namun jika Anda sudah dikenal oleh pihak penerima email, boleh langsung dilanjutkan dengan menyampaikan maksud pengiriman email Anda. 

Contoh:

Bersama ini, saya bermaksud mengajukan ....

Atau

Bersama ini, saya ingin menanyakan...

Gunakan bahasa yang sopan, formal dan sejelas mungkin agar pihak penerima email dapat menangkap maksud Anda dengan jelas. 

Setelah selesai dengan penyampaian isi atau tujuan pengiriman email tsb, lanjutkan dengan bagian penutup. 

Contoh:

Demikian email ini saya kirimkan agar dapat menjadi pertimbangan .... Saya harap Bapak/Ibu dapat menyetujui permohonan/pengajuan saya.

Atau,

Demikian pemberitahuan/pertanyaan dari saya. Saya berharap adanya masukan/tanggapan dari Bapak/Ibu. 

Selanjutnya, lanjutkan dengan ucapan terima kasih atas perhatian/waktu yang telah diberikan penerima email Anda. 

Terakhir, tutup email Anda dengan salam penutup.

Contoh:

Salam, 
Nama lengkap Anda

Atau,

Hormat saya, (sudah jarang digunakan)
Nama lengkap Anda.

Setelah selesai mengisi semua bagian, bacalah sekali lagi untuk memastikan semua sudah terisi dengan baik dan benar. Jika sudah yakin dengan semua pengisiannya, jangan lupa klik Send.

Demikian informasi singkat mengenai tata krama mengirim email yang formal. Semoga lancar dalam semua urusan Anda.